寫一封出色的商用英語書信｜EF ENGLISH LIVE部落格
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英語是國際商業交流的通用語言，但你是否知道如何讓你的書面英語給別人留下深刻的印象呢？一封出色的英文商業書信將可能影響一筆生意的成功與否，所以趕快閱讀我們以下的技巧，成為一名商用英語寫作高手！
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Use the correct format and salutation 使用正確的格式和稱呼
在信件的開頭使用正確的格式和稱呼，給收信人留下好的第一印象。大多數的公司信箋的上方都有公司地址，不過如果沒有的話，就需要在信箋左邊加上公司地址，以及收信人的地址，然後在右邊寫上日期。然後確保收信人的名字和頭銜要正確，比如：Dear Ms. Jones. 如果你不知道收信人的名字，就用_Dear Sir or Madam_ 或 To whom it may concern.
State your purpose 陳述寫信的目的
在信的第一段，你應該寫明你來信的目的，比如：
As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
根據我們的電話對談，我在此提供您所需求的資訊
Use the reason for writing to choose your tone 以書寫的原因來定位寫作的適當語氣
商用書信的風格通常都是正式的，對於非正式的溝通，我們會使用電子郵件。雖然大多數的商用書信的風格都是正式的，但我們可以根據不同種類的英文商業書信而使用不同的語氣。
請求的書信
請求書信要使用情態動詞以使你的請求更禮貌。例如，如果你寫：I want you to come to our office on Thursday. 就顯得不太禮貌，使用情態動詞 Would 後，Would you be able to come to our office on Thursday? 就顯得比較禮貌。
發放壞消息或道歉
如果你要在信中告訴對方壞消息或者道歉，你應該要用禮貌且得體的語氣，並詳細的說明有關的問題。例如：
I regret to inform you, I’m afraid that…
我很遺憾告訴您，我恐怕…
或者 unfortunately to introduce the bad news 這樣的表達。例如：
I regret to inform you that your application has been unsuccessful.
我很遺憾告訴您，您的申請並沒有成功。
投訴信件
投訴信要寫的堅決並禮貌。既表述事實又不能太情緒化。例如，如果因為對方延遲交貨而導致你的專案產生了不好的影響，恰當地寫法應該是：
The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.
運送延遲了5天，並嚴重打亂了我們執行的計畫。
相反地，不恰當地寫法是：I’m really angry because your staff messed up!
Ending the letter 書信的結尾
在信中的最後一段中，你可以把一些 closing remarks 加進去，例如：
Please contact us if you have any further questions.
如果你還有其他的問題，請與我們聯繫。
如果你需要加入附件等等，你可以用 Please find enclosed… 或是 I am enclosing… 你還可以提及後續的聯繫，例如：
I look forward to seeing you next Thursday.
我期待下星期四與你的會面
Closing the letter 書信的結束敬語
書信最後的敬語取決於你和收信人的關係。如果你不知道收信人的名字時就用 Yours faithfully。在正式書信中，當你知道收信人的名字時就用 Yours sincerely。對於稍微非正式的信函，你可以使用 Best regards 或 Kind regards. 在敬語後，在結束語後加上你的簽名，然後在簽名下面加上你的名字和職位。
Check for errors 檢查錯誤
撰寫英文商品書信，重覆檢查是很重要的。在你書信發送前仔細地檢查一下你寫的信，看看有沒有語法，拼寫，或發音的錯誤。最後檢查一下你的內容是否清晰，簡短，正確，謙恭，有說服力及完整。
下次你寫商用英語書信之前，看一下這些步驟，以確保你寫出有效且恰當的商用書信。
