Comment rédiger un email professionnel en anglais?

Rédiger un email professionnel en anglais est un exercice souvent périlleux dans le cadre de ses activités professionnelles, mais avec la détermination et les bonnes ressources, il est possible d’y parvenir. Si vous cherchez à relever ce défi et à maîtriser la langue de Shakespeare en un temps record, apprendre l’anglais en un mois peut être une option ambitieuse et gratifiante.

Règles générales

1. L’objet du mail

Comme en français, le champ objet doit renseigner précisément, et de manière concise sur le contenu du message.  A la lecture de l’objet de l’email, le destinataire doit donc savoir précisément de quoi il s’agit :

– Une prise de contact
– Une demande d’information
– Une relance
– Une candidature
– Une demande de partenariat

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2. L’accroche d’un email

Plusieurs expressions sont admises, et dépendent bien sûr du degré de familiarité avec votre interlocuteur, de votre relation hiérarchique avec celui-ci, et de l’historique de vos échanges. Sachant que de manière générale, les échanges professionnelles en anglais se font dans un registre moins soutenu qu’en français.

3. Les formules de politesse

– Salutation informelle : « Hello Mark» voire « Hi Mark »
– Salutation formelle : Dear Mark (neutre), Dear Mr. Smith (très formel, pour s’adresser à un client notamment)
– Destinataire inconnu (ex : candidature) : « To whom it may concern »)

4. Phrases introductives et corps du message

La phrase d’introduction doit donner une indication précise sur l’objectif de l’email, en cohérence avec l’objet. Il n’est pas nécessaire de se présenter longuement au début du mail, dans la mesure où la signature donne des informations précises sur votre statut. Certaines des phrases suivantes peuvent également être utilisées dans le corps du message :

• **Prise de contact :
  **– I am writing in connection with (+ objet du mail)
  – I am writing with regard to (+ objet du mail)
  – Your name (ou your email contact) was given to me by… (si besoin de contextualisation)
  – I am writing to you on behalf of…

• **Réponse :
  **– Thank you for your consideration on that matter/regarding (à une demande formulée pas vous).
  – Thank you for your availability/quick answer.

• **Message informatif (neutre/positif/négatif) :
  **– I am writing to let you know that (neutre)
  – I (we) am (are) delighted to tell you that (information positive)
  – We regret to inform you that (refus suite à une demande de l’interlocuteur)

• **Requête :
  **– I’d be very grateful if you could (formel)
  – Would you be so kind as to (formel)
  – Could you please ? (neutre)

• **Relance/suivi :
  **– To this day, I haven’t received any answer from you regarding…
  – I would like to kindly remind you that…
  – Further to…
  – With reference to…

• **Remerciements :
  **– I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (très formel)

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Que ce soit au début de votre email ou à la fin les remerciements sont très importants. Cela rendra votre email plus chaleureux. Les remerciements professionels dans un email en anglais ne sont pas les mêmes que dans un email plus amical. Faites attention aux expressions que vous utilisez.

• **Demande d’information/clarification :
  **– Could you give me some information/tell me more about…
  – I am interested in receiving…
  – There are several points we don’t quite understand regarding… Would you mind giving more details about…

5. Conclure un e-mail

• Plusieurs formules possibles, selon la nature du message :
  – If you need any additional assistance, please contact me (ex : contact client, après une réponse détaillant une marche à suivre)
  – If you need any further information, feel free to contact me.
  – Thank you in advance…(requête formulée dans le message)
  – I look forward to hearing from you soon

Enfin certaines formules de politesse à la fin d’un email (Yours faithfully, Yours sincerely) sont plutôt du registre de la correspondance écrite, par voie de courrier.

• Les formules de politesse pour terminer un email sont :
  – Kind regards
  – Best regards
  – Regards (entre collègues)

6. Pièce jointe

• Quatre formules possibles (généralement) :
  – Please find attached (attachment correspond à « pièce-jointe » en anglais)
  – Hereby attached…
  – Please find enclosed (plus rarement)
  – Please find below (ex : mention d’un texte transféré au destinataire)

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